Większość postępowań zakupowych w sektorze publicznym i dużych organizacjach opiera się na kryterium najniższej ceny. To zrozumiałe – dyscyplina finansów publicznych narzuca rygorystyczne zasady oszczędności. Jednak doświadczenie osób zarządzających administracją pokazuje, że najniższa cena w ofercie rzadko okazuje się najniższym kosztem w skali roku.
Jak zatem budować strategię zakupową, która broni się w arkuszu Excel i spełnia wymogi kontroli?
Wybór najtańszych produktów biurowych często generuje konieczność ich szybszej wymiany lub generuje koszty dodatkowe. Słabej jakości mechanizmy w segregatorach, pękające teczki czy pylący papier, który wymusza częstsze i kosztowne serwisy urządzeń drukujących, to prosta droga do niegospodarności.
W efekcie instytucja może zostać zmuszona do zakupu większej ilości towaru w tym samym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z zasadą efektywności, zamówienie powinno być udzielone w sposób zapewniający najlepszą jakość w stosunku do nakładów finansowych¹, co w praktyce oznacza uwzględnienie kosztów w całym cyklu życia produktu².
Nasza struktura łączy bezpieczeństwo ogólnopolskiego operatora z zwinnością lokalnych dostawców. OSAA to sieć rodzimych, wyspecjalizowanych firm, które operują blisko Państwa siedziby. Dzięki temu zapewniamy elastyczność w codziennych dostawach, podczas gdy Centrala dba o najwyższe standardy administracyjne i proceduralne. Takie połączenie gwarantuje, że procesy zakupowe przebiegają bez zakłóceń, a wszelkie niestandardowe potrzeby są realizowane przez zespół, który zna specyfikę lokalnego rynku.
Nowoczesna administracja to nie tylko zakupy, ale przede wszystkim sprawny obieg informacji i danych. Rozumiemy wagę cyklicznej sprawozdawczości, dlatego na życzenie decydentów przygotowujemy szczegółowe zestawienia kwartalne.
Dokumenty te pozwalają na błyskawiczną analizę struktury wydatków, ułatwiają planowanie budżetu na kolejne okresy i stanowią gotowy materiał wspierający standardy kontroli zarządczej³. To realne wsparcie w monitorowaniu efektywności wydatków bez nakładów pracy własnej Państwa zespołu.
Znajomość przepisów i praktyki rynkowej to fundament bezpieczeństwa administratora. Jako partner z wieloletnim stażem, wspieramy procesy przygotowawcze, pomagając w rzetelnym szacowaniu wartości zamówienia⁴ oraz precyzowaniu zapisów w Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ).
Warto tu przytoczyć oficjalne stanowisko ekspertów, które od lat stanowi drogowskaz dla nowoczesnych zamówień:
"Zamawiający powinien dążyć do uzyskania najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu w stosunku do wydatkowanych środków"⁵.
Współpraca z profesjonalnym operatorem to inwestycja w stabilność procesów administracyjnych. Otrzymują Państwo produkty o sprawdzonej jakości, wsparcie lokalnego dystrybutora oraz transparentne dane analityczne, które ułatwiają kontrolę nad wydatkami i chronią przed ryzykiem nieefektywnego wydatkowania środków.
.png)
¹ Art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320) – formułuje zasadę efektywności, obligującą do uzyskania najlepszych efektów w stosunku do nakładów.
² Art. 242 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych – definiuje rachunek kosztów cyklu życia (LCC), obejmujący m.in. koszty użytkowania i utrzymania produktu.
³ Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych – wymaga monitorowania operacji i oceny ich celowości.
⁴ Zgodnie z ogólną zasadą rzetelności szacowania wynikającą z art. 28-36 ustawy PZP, wymagającą oparcia szacunków na aktualnych danych rynkowych.
⁵ Komentarz do art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych, w: „Prawo zamówień publicznych. Komentarz”, pod red. Huberta Nowaka i Mateusza Winiarza, Urząd Zamówień Publicznych, Warszawa 2021, s. 86.
