Czy dostawca doskonały istnieje? Jaką wartość do biznesu wnoszą dostawcy biuroserwisowi?
W pierwszej części rozmowy z Dagmar Badtkeovą, w której zgłębialiśmy temat cyfrowej transformacji i dynamicznego rozwoju biuroserwisów w Polsce, zapraszamy do lektury kontynuacji wywiadu. Tym razem skupimy się na kluczowym pytaniu: czy dostawca idealny naprawdę istnieje? Jak biuroserwisy, takie jak OSAA, odpowiadają na rosnące oczekiwania klientów biznesowych w zakresie kompleksowości oferty, ekologii oraz oszczędności?
Dagmar Badtkeova, Prezeska Sieci Biuroserwisowej OSAA i właścicielka Biuroserwisu Samfix-Papier, podzieli się swoją wizją przyszłości branży, omówi wyzwania związane z rozwojem oferty oraz zdradzi plany strategiczne, które mogą całkowicie zmienić obraz polskiego rynku biuroserwisowego.
Zapraszamy do odkrycia, jak OSAA przekształca współczesny biuroserwis w niezastąpionego partnera biznesowego!
Jakie są najważniejsze zmiany w potrzebach klientów biuroserwisowych? Jakie nowe wyzwania dostrzegacie w tej branży, poza rozwojem cyfrowych narzędzi?
Dagmar: Nasz klient oczekuje jednej platformy, jednego narzędzia i jednego dostawcy, który zapewni konkurencyjne ceny. Dla wielu z nich liczy się serwis 360, który obejmuje takie rzeczy jak serwis urządzeń, obsługę zwrotów czy analizę kosztów. Wielu kontrahentów powierza nam także roczną analizę zakupów, dzięki czemu gwarantujemy stabilność kosztów, co jest istotne dla dużych firm i klientów oczekujących szybkiej dostawy.
Nie można działać tylko w jednym kierunku – musimy być elastyczni, aby odpowiadać na zmieniające się potrzeby klientów. Dla wielu firm kluczowe są teraz oszczędności, kontrola kosztów i produkty ekologiczne, na które naciskają przede wszystkim europejskie i globalne korporacje. Naszym zadaniem jest proponowanie rozwiązań ekologicznych, co jest dla nas ekscytującym kierunkiem rozwoju, ponieważ w Polsce mamy wiele ekologicznych produktów. Choć nie zawsze to podkreślamy, staramy się ograniczać produkty z Chin, zastępując je polskimi materiałami, które są oznaczone jako ekologiczne.
Jakie korzyści dla siebie dostrzegacie w związku z rozszerzeniem asortymentu z sektora chemii, higieny i artykułów dla branży HoReCa? Jak biuroserwisy radzą sobie w tak szerokim wachlarzu produktów?
Dagmar: Nasze wejście w sektor HoReCa jest naturalnym efektem lat doświadczeń. Dzięki logistyce i platformie działającej 24/7 jesteśmy w stanie dostarczać firmom pełny asortyment produktów chemicznych i higienicznych, co wyróżnia nas na tle innych i daje przewagę nad dostawcami z wąskim portfolio produktowym. Dla klienta oznacza to jedną fakturę od jednego dostawcy i możliwość zamówienia mniejszego minimum logistycznego, co przekłada się na oszczędności na dostawie. To ciekawy kierunek rozwoju dla wielu firm z branży gastronomicznej i hotelarskiej.
Jakie procesy ułatwiacie klientom w ramach współpracy B2B?
Dagmar: Nasza platforma obejmuje wszystkie procesy zakupowe w firmie, od podziału zamówień na kategorie, koszyki, oddziały, osoby, aż po kompetencje i limity zakupowe. Dzięki temu zaopatrzeniowiec nie musi zbierać zamówień – jedynie je nadzoruje, mając na bieżąco wgląd w budżet. Platforma umożliwia alokację budżetów według oddziałów, typów materiałów, BHP, czy artykułów spożywczych, co znacząco upraszcza kontrolę wydatków i generuje oszczędności. Każdy, nawet bez znajomości Excela, może łatwo uzyskać potrzebne zestawienia, co znacząco usprawnia pracę i zapewnia transparentność na każdym etapie.
Nasza platforma funkcjonuje od kilku lat i jest stale rozwijana przez zespół specjalistów, którzy reagują na zmieniające się potrzeby rynku, nowe dyrektywy i trendy. W dzisiejszych czasach firma bez platformy B2B traci na konkurencyjności, a my jako sieć OSAA chcemy być konkurencyjni nawet w stosunku do międzynarodowych marek. Takie są nasze ambicje i przez ostatnie lata nie ustępujemy kroku w rywalizacji o cyfrowe doświadczenia naszych klientów.
Jak to wygląda w przypadku firm B2B z innych branż, które jeszcze nie korzystają z biuro serwisu?
Dagmar: Współpraca z nami pozwala na pełną kontrolę kosztów, co jest trudne przy zamawianiu z różnych sklepów internetowych. Pomagamy ustalić zasady zamawiania, określić, co znajduje się w głównym koszyku firmy, i wskazać, gdzie można szukać oszczędności. Dodatkowo umożliwiamy zwrot towarów zamówionych na zapas, które ostatecznie nie zostały wykorzystane – czego zwykle nie da się uzyskać w standardowym sklepie B2B.
To partnerska relacja, która sprawia, że firma może czuć się bezpiecznie, mając zakupowca po naszej stronie. Wystarczy zestawienie zakupów z poprzedniego roku lub miesiąca, abyśmy mogli wskazać, gdzie jeszcze można wygenerować oszczędności.
Czy Wasi klienci mogą jednocześnie liczyć na oszczędności i zyskać dostawcę oferującego szeroki asortyment? Jak radzicie sobie z zarządzaniem operacjami przy tak bogatej ofercie?
Dagmar: Tak, dodatkowy koszt po stronie zakupów często niepotrzebnie obciąża firmę. Mamy firmy, które dawniej zatrudniały 10 osób do zaopatrzenia, a teraz zajmuje się tym jedna osoba, współpracująca z nami. Technologia i automatyzacja odgrywają coraz większą rolę w usługach dla biznesu, co pozwala nam na znaczne uproszczenie procesów i redukcję kosztów dla naszych klientów.
Czy zmiany w pracy zdalnej wpływają na rynek artykułów biurowych?
Dagmar: Zapotrzebowanie firm zmniejsza się, ponieważ pracownicy pracujący zdalnie potrzebują innych produktów. Mamy przygotowane pakiety dla takich pracowników, które są dostosowane do ich potrzeb. W kontekście zmian w pracy zdalnej i hybrydowej zauważamy również, że zmienia się zapotrzebowanie na tradycyjne produkty biurowe, gdyż pracownicy zdalni potrzebują innych artykułów niż te, które były standardem w biurach stacjonarnych. Dla tych wszystkich osób przygotowaliśmy hity cenowe w naszym e-commerce.
Jakie innowacje planujecie jako OSAA w zarządzaniu zamówieniami i logistyką?
Dagmar: Inwestujemy w narzędzia logistyczne i cyfrowe, które pozwalają na szybsze dostawy i zwiększają dostępność produktów. Przewagę konkurencyjną budujemy poprzez automatyzację procesów, wykorzystując sztuczną inteligencję do optymalizacji procesu składania i kompletacji zamówień oraz zarządzania magazynem.
Rok 2025 będzie dla nas przełomowy – rozwijamy zaawansowane systemy wspólnie z partnerami, którzy pomagają nam wdrożyć procesy oparte na sztucznej inteligencji. Choć szczegóły muszą pozostać poufne, przygotowujemy się do uruchomienia rozwiązań, które znacząco usprawnią nasze działania.
Jakie są plany na rozwój sieci OSAA? Czy przewidujecie rozszerzenie oferty, ekspansję na nowe rynki lub jakieś duże inwestycje?
Dagmar: Prowadzimy rozmowy na temat centralnego magazynu i kanałów szybkiej dystrybucji do kluczowych lokalizacji w Polsce. Po uruchomieniu takiej inwestycji moglibyśmy zoptymalizować magazyny 38 firm, a produkty byłyby dostępne od ręki w dużych ilościach dla każdej ze zrzeszonych w sieci firm. To rozwiązanie podniosłoby atrakcyjność OSAA. Logistycznie centralny magazyn jest wyzwaniem, choć niektóre firmy działają w ten sposób. W idealnym modelu 90% towarów wychodziłoby z magazynu centralnego (np. w okolicach Łodzi), a reszta z lokalnych magazynów podręcznych.
Wyzwania na trudnym rynku biuroserwisu motywują nas do poszukiwania nowych możliwości rozwoju i współpracy. Widzimy przyszłość w dalszym rozwoju sieci, jak i konsolidacji z innymi podmiotami w Polsce, co pozwoli wzmocnić naszą pozycję w obliczu rosnącej konkurencji. Firmy zagraniczne często korzystają z silnego wsparcia kapitałowego, na które polskie przedsiębiorstwa nie zawsze mogą liczyć. Dlatego zapraszamy polskie firmy biuroserwisowe do dialogu i wspólnego działania – to strategia, która otwiera drogę do efektywnego konkurowania z globalnymi graczami.
Brzmi to jak solidna strategia rynkowa i jednocześnie wyraz jasnej wizji rozwoju OSAA. Czy jest coś jeszcze, co chciałaby Pani powiedzieć swoim klientom, konkurentom lub osobom z branży?
Dagmar: Warto z nami rozmawiać i współpracować, ponieważ w różnorodności i doświadczeniu naszych partnerów tkwi siła polskiego biuroserwisu. Konsolidacja na naszym rynku jest nieunikniona, ale firmy, które w porę zwiążą swój rozwój biznesowy z istotnym na rynku graczem, przetrwają i będą miały się dobrze. Obecne rozdrobnienie prowadzi do wzrostu kosztów, ponieważ każde przedsiębiorstwo ma osobne magazyny o powierzchni od kilkuset metrów do nawet kilku tysięcy metrów kwadratowych powierzchni. Konsolidacja magazynów i zakupów w połączeniu z innymi firmami lub sieciami przyniesie nam wspólne korzyści. Kluczowe jest obronienie pozycji na rynku i zwiększenie udziałów.
Każda współpraca, mimo różnic w metodologii prowadzenia biznesu, łączy nas i pozwala budować przewagę konkurencyjną. W różnorodności firm zrzeszonych w OSAA tkwi potencjał, ponieważ wspólnie możemy konsolidować rynek i zachęcić innych do współpracy. Dążymy do wypełnienia naszym zasięgiem większej części rynku i osiągnięcia statusu Polskiego numeru jeden wśród dostawców biuroserwisowych.
Dziękuję bardzo za wszystkie informacje i życzę dalszych sukcesów w rozwoju sieci OSAA i budowaniu pozycji lidera wśród dostawców B2B.
Dagmar: Dziękuję bardzo.
